Pôvodný článok bol zverejnený 16.1.2011, aktualizované po novele zákona o DPH k 1.1.2014
Pri zasielaní elektronických faktúr je podľa zákona vyžadovaná "dodatočná autorizácia" odosielateľa, aby si bol prijímateľ istý, že faktúra skutočne prišla od dodávateľa (služieb či tovaru) a údaje uvedené vo faktúre sú správne, tzn. neboli po odoslaní elektronickou cestou (emailom) pozmenené inou osobou.
Podľa zákona o DPH č.222/2004, §71 ods.3 je zdaniteľná osoba povinná zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry od jej vydania do konca obdobia na uchovávanie faktúry. Ako spôsob zabezpečenia vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti faktúry možno použiť
a) kontrolné mechanizmy podnikových procesov, ktoré spoľahlivo zabezpečia priraditeľnosť faktúry k dokumentom súvisiacim s dodaním tovaru alebo služby,
b) zaručený elektronický podpis podľa osobitného predpisu alebo zákona platného v inom členskom štáte upravujúceho použitie zaručeného elektronického podpisu,
c) elektronickú výmenu údajov, ak zmluva týkajúca sa tejto výmeny ustanoví použitie postupov zabezpečujúcich vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov,
d) iný spôsob zabezpečujúci vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry.
To znamená, že pri zasielaní elektronických faktúr môžu byť tieto podpísané aj "obyčajným" elektronickým podpisom, ktorý okrem vyššie uvedeného zaručuje, že faktúru nevystavila iná osoba (spoločnosť) a podpísaný dokument, elektronickú faktúru "zamkne". Ľahko potom pri overení podpisu na faktúre zistíte, či dokument nebol pozmenený. Ak áno, faktúru určite neuhrádzajte a kontaktujte odosielateľa !
Podpísanie zaručeným elektronickým podpisom nie je povinné, môže byť však použité, nakoľko je považované za vyššiu formu overenia odosielateľa.
Náš tip: Pozrite si podmienky podpísania a akceptácie zaručeného elektronického podpisu v zahraničí.
Zo zaručeného elektronického podpisu je možné vyexportovať certifikát, ktorý sa dá použiť na podpisovanie faktúr a importovať napr. do účtovného programu, ktorý túto funciu podporuje.
Upozorňujeme Vás však na údaje uvedené v samotnom certifikáte, v ktorých je uvedené rodné číslo !
Preto je lepšie nechať si vygenerovať samostatný elektronický podpis, ktorý osobné údaje neobsahuje. Navyše je ho možné použiť aj napríklad aj podpisovanie emailových správ. Viac info Vám radi poskytneme tu.
Prepis emailovej komunikácie.
Dobrý deň,
chcel by som sa spýtať, či klasický elektronický podpis postačuje na podpisovanie faktúr a ak áno, či potrebujem pri používaní ešte nejaké ďalšie HW alebo SW prostriedky.
Na podpisovanie faktúr elektronickým podpisom (EP) je potrebné:
- mať účtovný alebo vlastný program, ktorý import elektronického podpisu podporuje. Podporu v najbežnejších účtovných programoch nájdete tu - http://zarucenyelektronickypodpis.eu/uctovne-programy-podporujuce-import-elektronickeho-podpisu alebo
- vlastniť aplikáciu, ktorá umožní hromadné alebo samostatné podpisovanie faktúr - bližšie informácie nájdete tu
Reklama
Vydanie EP je možné viacerými spôsobmi:
- vyhovujúcu žiadosť si môžete vygenerovať na https://www.disig.sk/index.php?id=genreq. Generovať žiadosť je potrebné z toho počítača, kde sa budú faktúry vystavovať. Ďalší postup Vám poskytne spoločnosť Disig, a.s.. Platnosť podpisu je jeden rok, táto varianta je o niečo drahšia ako vydanie online a úhrada prebehne pri vydaní podpisu,
- využiť služby spoločnosti Symantec po kliknutí na "Buy Online". Táto varianta je lacnejšia, platnosť podpisu je jeden rok a stránka je v angličtine. Bezplatne si však môžete nechať vydať testovací certifikát, ktorý má platnosť 25 dní a vyskúšať si jeho používanie. Ak Vám bude vyhovovať, platbu za nový podpis po vypršaní testovacieho je možné uskutočniť prostredníctvom platobnej karty (VISA, MasterCard, Discover, American Express),
- vyexportovať si vlastný certifikát zo zaručeného elektronického podpisu (túto variantu nedoporučujeme, viď vyššie)
Ďakujem sa obsiahle vysvetlenie. Naskytuje sa mi ešte jedna otázka - faktúry vystavujeme na viacerých počítačoch, takže je potrebné mať zakúpených viacero EP, resp. ako je to potom pri ZEP + ako často sa robia obnovenia pri oboch typoch kľúčov ?
Inštálacia EP
- sa robí na tom istom PC kvôli autentifikácii a oprávnenosti používania EP. Zamedzuje sa tak tomu, aby si ktokoľvek vygeneroval EP s Vašimi údajmi a podpisoval čokoľvek vo Vašom mene alebo zneužíval Vašu identitu (overuje sa osobnými dokladmi, výpisom z OR, ŽR a pod.) Zažiadať preto o EP na spoločnosť môže iba konateľ spoločnosti, zamestnanec musí mať navyše súhlas s jeho vydaním.
EP je možné zálohovať
a preto je možné ho importovať na iný počítač - zodpovednosť za to, kto bude podpisovať vo Vašom mene už ale nesiete vy a je potrebné si tento proces so zamestnancami zmluvne ošetriť. Typy možných súborov nájdete tu.
Platnosť elektronického podpisu (certifikátu)
Všetky typy elektronických podpisov majú platnosť jeden, dva alebo tri roky.
Čo sa týka expirovania, elektronický podpis zaniká po roku, dvoch alebo troch alebo jeho zrušením.
Tým pádom je každý krát potrebné vykonať overovanie totožnosti ako pri prvom vytvorení ?
Overenie je potrebné z dvoch hľadísk - že spoločnosť stále existuje a je zároveň nutné vedieť, kto za ňu koná a komu je možné EP vydať.
To hej, ale tak existuje register firiem (ORSR), ktorý je aktuálny a zánikom firmy môže kľúč automaticky expirovať nemyslím si, že to má nejaký extra význam každoročne obnovovať, predsa firma vie zaniknúť deň po vydaní kľúča, a to už nemáte v podstate ako overiť, ak to správne chápem.
Áno, na webovej stránke ORSR sú pravidelne aktualizované údaje, výpis z nej však nie je možné použiť na právne účely. A aj keď to môže obťažovať môžem len napísať, že pravidlá sú dané zákonom a certifikačným poriadkom. Zároveň všetky žiadosti a doklady kontroluje NBÚ SR.
A áno máte pravdu, spoločnosť vie zaniknúť aj deň po vydaní elektronického podpisu, rozhodnutie o zrušení EP resp. ďalšom používaní je už na Vás.
Je mi jasné, že ste si to nevymysleli vy, ale je smutné, že tu všetko funguje ako v dobe kamennej. "Všetci sú defaultne podozriví a o svojej nevine musia druhých presviedčať." Dúfal som v korektnejšie nastavenie systému pre vydávanie EP. Som dosť sklamaný večnou a nestarnúcou Slovenskou birokraciou.
Čo dodať na záver - snáď len že veríme, že Vás predsa len vyššie uvedený postup neodradí a používanie elektronického podpisu Vám prinesia viac výhod ako nevýhod 🙂
Ak by ste mali ešte akékoľvek otázky, radi Vám na ne odpovieme.
Ďalšie informácie o elektronických faktúrach nájdete na našich stránkach tu a blogu vpravo.
