HBP, a.s. začali používať elektronický podpis už v roku 2005. Program na podpisovanie bol „ušitý na mieru“ spoločnosti. Na základe požiadaviek bol naprogramovaný celý softvér. Systém funguje prostredníctvom webového rozhrania, program je nainštalovaný na serveri spoločnosti a pracovníci majú možnosť prihlásenia prostredníctvom vnútornej siete podniku – intranetu. Jeho finálna verzia sa nazýva Workflow faktúr, pričom fungovanie je založené na činnostiach manuálnych a automatizovaných.
Medzi manuálne činnosti patria tie, ktoré sú pracovníci ekonomického oddelenia nutní manuálne vpisovať do programu vypĺňaním jednotlivých položiek.
K automatizovaným činnostiam patria procesy, ktoré program vykonáva sám bez zásahu človeka, napríklad rôzne cyklovače a opakovače, ktorých úlohou je prostredníctvom emailu upozorniť kompetentnú osobu na to, že by nemala zabudnúť podpísať dokument, prípadne faktúru.
Informačný systém je určený pre správu a riadenie informačného toku a elektronickú archiváciu dokumentov. Zabezpečuje správu dokumentov počas ich životného cyklu od vzniku, cez sledovanie obehu, spracovanie, vybavenie, monitorovanie stavu a miesta spracovania, až po bezpečné uloženie.
Informačný systém rieši:
- prehľadnú správu dokumentov prostredníctvom modulov;
- elektronicky riadený obeh písomností v rámci organizácie;
- tvorbu dokumentov na základe vzorov (šablón) a vkladanie dokumentov zo súborového systému;
- monitorovanie obehu a kontrolu stavu spracovania písomností;
- bezpečné uloženie písomností;
- publikovanie a okamžité sprístupnenie uložených dokumentov pre iných používateľov na podporu a urýchlenie toku informácií.
(Používateľská príručka systému, intranet spoločnosti HBP, a.s.)
Okrem vyššie spomenutého a opísaného softvérového riešenia je nutné pre podpisovanie elektronickým podpisom vlastniť aj zariadenia, ktoré sú nositeľmi certifikátov a verejného a súkromného kľúča = kľúčového páru. Súkromný kľúč, pomocou ktorého sa podpisujú faktúry, je viazaný k emailovej adrese držiteľa. Náš podnik si pre tento účel zvolil zariadenie USB Token. Funkčne sa podobá klasickému USB kľúču, čo zaručuje používateľovi vysokú mieru mobility a prenositeľnosti, pretože sa dá pripojiť ku každému počítaču vybavenému USB portom. Slúži výlučne na uloženie digitálnych certifikátov a nie je možné ho používať ako nosič iných informácií. Je nevyhnutné si chrániť dané zariadenie pred zneužitím cudzou osobou. Okrem iného je USB token chránený aj heslom. V súčasnosti je vydaných v akciovej spoločnosti niekoľko desiatok USB tokenov.
Oddelenie informatiky bolo poverené vygenerovať digitálne identity pre držiteľov. Keďže nejde o zaručený elektronický podpis, pri ktorom má úlohu generovania kľúčov akreditovaná certifikačná alebo registračná autorita, certifikáty boli vytvorené pod operačným systémom, ktorý spoločnosť používa.
Proces podpisovania faktúr v systéme Workflow faktúr
Prvým podnetom, ktorým sa celý proces rozbieha, je zaevidovanie faktúry účtovným oddelením do systému. Pri tomto kroku je dôležité mať potrebné informácie, ktoré bližšie určujú, komu má byť faktúra zaslaná na vecnú kontrolu a komu na samotný podpis.
Úlohou daného oddelenia je vyplniť údaje, ktoré sú vyznačené červenou farbou, teda povinné údaje (Dátum prijatia, Vec, Typ záznamu, Pôvod záznamu, Číslo faktúry, Adresa, Dátum odoslania, Dátum splatnosti, Dátum vzniku daňovej povinnosti, Suma k úhrade, Suma k úhrade bez DPH, Mena, Druh faktúry, Druh nákladov, Druh pôvodu a Druh rozúčtovania) a môžu prípadne vyplniť údaje vyznačené čiernou farbou – nepovinné údaje. Následne sa priložia potrebné prílohy.
Pracovníci zodpovední za vecnú kontrolu sú o prijatí každej novej faktúry oboznámení emailom. Potom sa musia prihlásiť do systému, ktorý ich upozorní na všetky novinky, ktoré sa udiali od ich poslednej návštevy. Po preštudovaní faktúry a jej vecnej kontrole, musí pracovník odsúhlasiť jej obsah, čím sa faktúra posúva na schválenie rozúčtovania nákladov a na podpis kompetentnej osobe.
Pracovník poverený schvaľovaním a podpisovaním faktúr je takisto na došlú faktúru upozornený prostredníctvom emailu. Po prihlásení do systému si zobrazí požadovanú faktúru a na základe vnútropodnikových smerníc ju schváli, alebo neschváli . Ak je faktúra schválená, potom dochádza k samotnému podpisu faktúry. Jednoduchým kliknutím na pečiatku je používateľ vyzvaný na pripojenie USB tokenu k počítaču. Keď sa tak udeje, používateľ je ešte vyzvaný na zadanie hesla. Po zadaní hesla je faktúra podpísaná a archivovaná v systéme.
V prípade akejkoľvek potreby si môže používateľ prezrieť všetky faktúry. Pre jednoduchšie vyhľadávanie môže využiť filter, ktorý ponúka širokú škálu možností vyhľadávania.
Toto je stručný popis priebehu podpisovania faktúr elektronickým podpisom. Celý proces možno vyznieva ako príliš zložitý a náročný, avšak v porovnaní s predchádzajúcim spôsobom je oveľa rýchlejší a prehľadnejší.
Úspora času pri používaní elektronického podpisu
V porovnaní s predchádzajúcim stavom elektronický podpis predstavuje veľký prínos pre podnik najmä z časového hľadiska, ktoré bolo najdôležitejšie. Práve elektronický podpis pomohol odstrániť neustále problémy, ktoré vznikali pri zaúčtovávaní faktúr z dôvodu časového oneskorenia. Spolu s výrazným zredukovaním času boli znížené aj náklady účtovného oddelenia (náklady spojené s prijatím faktúry, odoslaním správnemu adresátovi a pod.), náklady na prepravu (financie potrebné na prepravu faktúr z účtovného oddelenia do jednotlivých úsekov a medzi úsekmi navzájom), náklady na zaevidovanie (náklady na kopírovanie faktúr, tlačenie príloh, spotrebu papiera atď.)
Minimalizovanie všetkých typov spomenutých nákladov vo veľkom množstve šetrí najmä naše životné prostredie.
Nevýhody elektronického podpisovania
Elektronické podpisovanie má na druhej strane, tak ako každý proces, aj určité nevýhody. Jeho najväčším ohrozením sú hlavne hackeri a vírusy, taktiež aj jeho ľahká zničiteľnosť, finančná náročnosť zavádzania a nedostatočné zručnosti pracovníkov. Tieto hlavné nedostatky sme vyhodnotili za obdobie využívania dvoch rokov. Počas tejto doby nedošlo k žiadnemu napadnutiu hackermi ani vírusmi. V tomto prípade sa teda potvrdilo, že spoločnosť má svoje počítače chránené kvalitným antivírusovým softvérom a ich vnútorná sieť intranet, ktorá sa využíva pre správne fungovanie programu Workflow, je zabezpečená kvalitným firewallom. Vzhľadom na to, že elektronický dokument je ľahko vytvoriteľný a kopírovateľný, je aj ľahko zničiteľný. HBP a.s. pristupovala aj k tomuto faktu zodpovedne a nedošlo tak k žiadnemu zničeniu potrebných dokumentov. Pracovníci sa za obdobie dvoch rokov dôkladne oboznámili s fungovaním systému workflow. HBP a.s. navyše neboli nútené k výraznej renovácií hardvérového vybavenia. Systém workflow funguje korektne a bez problémov. Aj tieto zistenia hovoria o tom, že zavedenie elektronického podpisu v podniku bolo úspešné.
Autor diplomovej práce: Ing. Filip Kotian
úspešný absolvent Ekonomickej univerzity
Copyright, 2010
Článok je krátený.
Potrebujete aj vy poradiť s bakalárskou alebo diplomovou prácou ? Ozvite sa nám.